Office Coordinator i Academic Work

Vil du bli vår nye og høyt verdsatte Office Coordinator?

Informasjon om stillingen

Som Office Coordinator vil vår resepsjon være din faste kontorplass, resepsjonen er selve hjertet i vår kulturdrevne organisasjon! Vi ønsker at alle som er i kontakt med oss eller som besøker vår resepsjon skal ha en førsteklasses opplevelse med mye energi, varme og glede. Alle som er i kontakt med oss skal både sett og ivaretatt! Som vår nye Office Coordinator har du alltid et smil om munnen, du motiveres av å hjelpe andre og tar utfordringer på strak arm.

Vår nåværende Office Coordinator, Malin, er en ambassadør for våre kjerneverdier i møte med ansatte og besøkende. Les hva hun forteller om stillingen: «Det beste med min jobb er at jeg har frihet under ansvar, ingen dager er like og jeg kan forme min egen hverdag. Jeg er stolt over å få være Academic Works ansikt utad, og en stor del av rollen handler om å bidra med god energi, og en varm og trygg atmosfære for besøkende kandidater, konsulenter og kunder. I tillegg så er jeg så heldig som kan skilte med noen fantastiske kollegaer som er ekstremt dyktige i jobben de gjør. De er svært gode støttespillere og en gjeng med mennesker som tar vare på hverandre og har det gøy sammen. Alt dette gjør at jeg gleder meg til å gå på jobb, og det motiverer meg til å hver dag yte best mulig service, samt bidra til å utvikle både bedriften, men også meg selv videre!»

Som vår nye kollega blir du en utrolig viktig ressurs for oss! Service er det viktigste vi gjør og vi jobber hver dag for å skape fullstendige fornøyde kandidater, kunder og konsulenter gjennom alle ledd i vår organisasjon. Du vil også yte service til alle våre internt ansatte, enten om det er bestilling av nye telefoner, tekniske utfordringer, planlegging av arrangementer eller andre forefallende oppgaver.

Arbeidsoppgaver

  • Yte førsteklasses service til alle som besøker, ringer eller sender epost til vår resepsjon
  • Ansvarlig for bemanning av vår chat-tjeneste
  • Sørge for at resepsjon og kontor til enhver tid er innbydende og trivelig
  • Samarbeide og bistå vår Executive Assistant med forefallende oppgaver
  • Bistå ved ulike prosjekter og eventer som arrangeres på kontoret
  • Kontaktperson til våre leverandører ved bestilling og innkjøp
  • Utvikling av resepsjonsfunksjonen
  • Bistå og støtte internt ansatte med administrative oppgaver
  • Andre forefallende administrative og praktiske arbeidsoppgaver må også påregnes

Vi søker deg som

  • Har 2 års arbeidserfaring fra kundeservice, gjerne med litt ansvar
  • Har førerkort klasse B
  • Er teknisk anlagt og har erfaring med telefon som arbeidsverktøy
  • Svært god språklig formidlingsevne på norsk/svensk og engelsk
  • Komfortabel med å skrive og prate engelsk

For å lykkes i rollen ser vi etter deg som har de rette personlige egenskapene. I rollen som Office Coordinator mener vi disse er:

  • Fleksibel: Du er raskt til å godta og tilpasse deg nye arbeidsoppgaver og finner løsninger når situasjoner endres.
  • Selvgående: Du tar egne beslutninger for å drive ditt arbeid fremover og evner å jobbe uten forhåndsbestemte rutiner eller veiledning.
  • Initiativtakende: Du tar initiativ og kommer opp med nye arbeidsmetoder, du setter i gang nødvendige aktiviteter for å nå et resultat.
  • Moden: Du utstråler trygghet, stabilitet og har evnen til selvinnsikt.
  • Samarbeidsevne: Du samarbeider godt med andre og evner å tilpasse deg andre mennesker.

Øvrig informasjon

  • Start: 01.06, eller etter avtale
  • Omfang: Heltid
  • Sted: Nydalen, Oslo

Slik søker du rollen som Office Coordinator

Ta første steget i søkeprosessen ved å klikke på ”Søk her”. Oppfyller du grunnkravene for rollen kommer du til å få en mail med invitasjon til rekrutteringsprosessen samt en link til tester som er første steget i vår prosess. Bakgrunnen til at vi anvender oss av tester er for å sikre en solid og rettferdig rekrutteringsprosess med fokus på potensialet for den posisjonen vi ansetter til. Har du spørsmål, kontakt oss på careers@academicwork.no

Søknadsfrist: Vi selekterer fortløpende, så vi anbefaler deg å søke så snart du har mulighet. Siste frist er 19.april, men annonsen kan bli tatt ned før, dersom vi har funnet de rette kandidatene.

Informasjon om bedriften

Vi startet opp i 1998 og har vokst til et konsern med 27 kontorer fordelt på 6 land med til sammen mer enn 1600 ansatte. Så langt har vi hjulpet næringslivet med å ansette over 145 000 young professionals. I Norge har vi kontorer i Oslo og Trondheim. I løpet av de neste årene skal vi doble omsetningen, øke våre markedsandeler og fortsette arbeidet med å bli alle kunders førstevalg.

Vår kultur består av 3 verdier: Share Energy, Beat Yesterday og Show Heart. Vi tror på å ha det gøy på jobben, spre positiv energi, nå imponerende resultater og å alltid vil utvikles. Les mer om vår kultur og hvilke karrieremuligheter som finnes hos oss. Vil du henge med bak kulissene? Følg oss på Instagram.

Hvordan er det å jobbe i Academic Work?

Eller kjenner du noen som ville passe enda bedre? Gi dem beskjed!

Jobber du allerede i Academic Work Norge?

Bli med oss i rekrutteringen og finn din neste kollega.

Teamtailor

Rekrutteringssystem fra Teamtailor